Przejdź do treści

Polityka prywatności i cookies

Polityka prywatności ZagajnikPro

Zasady przetwarzania danych osobowych i prywatności użytkowników

Wersja: 4 września 2026 r.

1. Administrator danych

  • Operator / Administrator: Zagajnik Profesjonalistów sp. z o.o.
  • Adres: ul. Podkomorzego 2D/17, 83-000 Pruszcz Gdański, Polska
  • KRS / NIP / REGON: 0001156741 / 6040257205 / 540952389
  • E-mail: biuro@zagajnikpro.pl
  • Aplikacja: ZagajnikPro

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Aplikacji ZagajnikPro jest Zagajnik Profesjonalistów sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Podkomorzego 2D/17, 83-000 Pruszcz Gdański, Polska. W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można kontaktować się pod adresem biuro@zagajnikpro.pl.

Jeżeli w konkretnym procesie Operator przetwarza dane wyłącznie w imieniu Klienta na podstawie jego udokumentowanych poleceń, role stron powinny zostać określone w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych.

2. Jakie dane możemy przetwarzać

  • dane identyfikacyjne i służbowe Użytkownika, np. imię i nazwisko, nazwa organizacji, służbowy adres e-mail;
  • dane Konta, rola, uprawnienia, informacje o aktywacji i statusie Konta oraz dane bezpieczeństwa uwierzytelniania;
  • dane techniczne i bezpieczeństwa związane z korzystaniem z Aplikacji, np. adres IP, czas logowania, identyfikatory sesji, informacje o przeglądarce i urządzeniu, zdarzenia systemowe;
  • dane o aktywności w Aplikacji, np. utworzenie lub modyfikacja projektu, drzewa, inspekcji, zalecenia, eksportu, pobrania dokumentu lub zgłoszenia;
  • treści zgłoszeń, komentarzy i dokumentów udostępnionych w projekcie, jeżeli zawierają dane osobowe;
  • dane lokalizacyjne drzewa i projektu; dane te co do zasady dotyczą obiektu/terenu, jednak mogą stać się danymi osobowymi, jeżeli w konkretnym kontekście pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną;
  • dane rozliczeniowe i kontaktowe osób działających w imieniu Klienta - jeśli są przetwarzane w związku z umową, zamówieniem, fakturą lub obsługą Klienta.
Zakres wersji bieżącej: Aktualna wersja Aplikacji nie obejmuje załączania zdjęć do zgłoszeń ani rozbudowanej komunikacji wewnętrznej z Klientami. Jeżeli funkcje te zostaną uruchomione w przyszłości, zakres przetwarzanych danych i niniejsza Polityka zostaną odpowiednio zaktualizowane.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

  • Utworzenie Konta, uwierzytelnianie i świadczenie funkcji Aplikacji. Przykładowy zakres danych: dane Konta, służbowy e-mail, rola, aktywność. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy lub działania związane z jej wykonaniem; w relacji z osobą działającą dla Klienta również art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • Obsługa Klienta, projektów, zgłoszeń i wsparcia. Przykładowy zakres danych: dane kontaktowe, treść zgłoszenia, dane projektu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
  • Zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, logi i audyt. Przykładowy zakres danych: IP, zdarzenia systemowe, aktywność, dane urządzenia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie systemu, danych i dochodzeniu roszczeń.
  • Realizacja obowiązków księgowych, podatkowych i prawnych. Przykładowy zakres danych: dane rozliczeniowe, dane z dokumentacji umownej. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  • Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń. Przykładowy zakres danych: dane związane ze sporem, umową i użyciem Aplikacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • Opcjonalny marketing lub analityka niewymagana do działania usługi. Przykładowy zakres danych: wyłącznie dane objęte konkretną zgodą lub inną właściwą podstawą. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub inna właściwa podstawa; jeśli wymagana jest zgoda - można ją wycofać.

4. Skąd otrzymujemy dane

  • bezpośrednio od Użytkownika, np. przy aktywacji Konta, zgłoszeniu lub kontakcie;
  • od Klienta lub administratora organizacji, który zaprasza Użytkownika albo przekazuje dane potrzebne do realizacji projektu;
  • automatycznie z systemu podczas korzystania z Aplikacji, w zakresie danych technicznych i historii operacji;
  • od członków zespołu Operatora w związku z realizacją inwentaryzacji, opieki, inspekcji i obsługi projektów.

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w tej Polityce, w szczególności:

  • dostawcom hostingu, infrastruktury serwerowej, pamięci plikowej i kopii zapasowych;
  • wykonawcom IT i podmiotom serwisującym Aplikację - wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania i wsparcia, na podstawie odpowiednich umów;
  • dostawcom poczty elektronicznej i usług wysyłki powiadomień, jeśli są wykorzystywane;
  • dostawcom usług mapowych - w zakresie danych technicznych niezbędnych do wyświetlenia mapy, jeżeli Aplikacja łączy się bezpośrednio z ich usługami;
  • biuru rachunkowemu, doradcom prawnym, audytorom i innym profesjonalnym doradcom - jeśli jest to konieczne;
  • organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom - gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

W ramach obecnej konfiguracji infrastruktury wykorzystywane są usługi OVH/OVHcloud: serwer VPS znajduje się w Wielkiej Brytanii, a magazyn plików klientów - we Francji. Dokładna nazwa podmiotu umownego OVH oraz lista dalszych podwykonawców powinna odpowiadać dokumentom umownym i umowie powierzenia zawartej z dostawcą.

6. Lokalizacja danych i transfer poza EOG

Magazyn plików klientów zlokalizowany we Francji znajduje się na terytorium Unii Europejskiej. Serwer VPS zlokalizowany w Wielkiej Brytanii oznacza, że w zakresie, w jakim na tym serwerze są przetwarzane dane osobowe, dochodzi do przekazywania danych do państwa trzeciego w rozumieniu RODO.

Na dzień tej Polityki Komisja Europejska utrzymuje decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych w Wielkiej Brytanii. Transfer do Wielkiej Brytanii może zatem opierać się na art. 45 RODO tak długo, jak obowiązuje odpowiednia decyzja Komisji. Administrator monitoruje podstawę prawną transferu i w razie jej zmiany wdroży odpowiedni mechanizm z rozdziału V RODO.

7. Okres przechowywania

  • dane Konta i dane związane z realizacją usługi - przez okres aktywności Konta lub obowiązywania relacji z Klientem, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń, wykazania wykonania usługi i obrony przed roszczeniami;
  • dokumentacja księgowa i podatkowa - przez okres wymagany przepisami prawa;
  • dane techniczne, bezpieczeństwa i logi - przez okres uzasadniony zapewnieniem bezpieczeństwa, audytem i obsługą incydentów, zgodnie z przyjętą przez Administratora polityką retencji;
  • dane przetwarzane na podstawie zgody - do jej wycofania lub do osiągnięcia celu, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;
  • dane projektowe i dokumenty Klienta - zgodnie z warunkami umowy, zasadami archiwizacji i retencji uzgodnionymi z Klientem oraz obowiązkami prawnymi Administratora.

Jeżeli nie można wskazać jednego terminu, stosujemy kryteria retencji wynikające z celu przetwarzania, obowiązku prawnego, bezpieczeństwa oraz okresów przedawnienia roszczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy prawnej i okoliczności osobie mogą przysługiwać prawa do:

  • dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych - gdy spełnione są warunki z art. 20 RODO;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie - jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wnioski dotyczące praw można kierować na biuro@zagajnikpro.pl. Przed realizacją wniosku możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości i zakresu żądania.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie stosuje wobec Użytkowników zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływającego. Kalkulator korzyści ekologicznych dotyczy parametrów drzew i nie stanowi profilowania osób fizycznych.

10. Publiczny paszport drzewa

Wybrane karty drzew mogą być publikowane bez logowania przez kod QR. Publicznie powinny być prezentowane wyłącznie dane dotyczące drzewa i projektu zatwierdzone do publikacji. Dane osobowe pracowników, Klientów lub osób trzecich nie powinny być publikowane, chyba że istnieje wyraźna podstawa prawna i cel takiej publikacji.

11. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu i uprawnień, zabezpieczenia transmisji, mechanizmy uwierzytelniania, kopie zapasowe oraz rejestrowanie kluczowych zdarzeń. Zakres zabezpieczeń jest okresowo weryfikowany i dostosowywany do zmian Aplikacji i ryzyka.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Aplikacja może wykorzystywać mechanizmy niezbędne do logowania, utrzymania sesji, ochrony przed nadużyciami i zapewnienia bezpieczeństwa. Takie mechanizmy mogą korzystać z plików cookies lub podobnych identyfikatorów w zakresie koniecznym do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika.

Jeżeli Operator uruchomi cookies analityczne, marketingowe lub inne niewymagane do działania usługi, będą one aktywowane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody, z możliwością równie łatwego wycofania. Informacja o takich narzędziach, ich dostawcach, celach i okresie działania zostanie udostępniona w ustawieniach cookies lub zaktualizowanej Polityce.

Podstawa krajowa dotycząca przechowywania lub odczytu informacji w urządzeniu końcowym: w szczególności art. 399-400 ustawy z 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany prawa, funkcji Aplikacji, dostawców infrastruktury, lokalizacji przetwarzania lub zakresu danych. Aktualna wersja powinna być stale dostępna z poziomu Aplikacji oraz ekranu rejestracji.